Sjekkliste - sikre at din bedrift får betalt

Heldigvis, så går enkelte prosesser sin gang: Din bedrift selger tjenester og produkter, dere fakturerer for det som er levert, og kundene deres betaler. Eller?

Vi har snakket med Sølvi Sæves, kompetanse- og prosessansvarlig i Lowell Norge. Hun er særlig opptatt av kundeutvikling og relasjonsstyring mellom kunde og kundens kunde.

"Akkurat slik er det dessverre ikke i virkeligheten", sier Sæves. Hun utdyper:

"Vi i Lowell vet at mange fakturaer blir sendt til inkasso. Vi har derfor noen spørsmål som vi anbefaler at du og din bedrift finner utfyllende svar på for å øke andelen fakturaer som blir betalt - og for å sikre kontantflyten."

1. Hva har du av kundedata? 

• • Kartlegg hva dere har av kundedata

For å sikre at bedriften har all kundedata som kreves for effektiv fakturahåndtering, er det en god start å kartlegge hva dere har og hvor den er lagret.

• • Sikre at dere har nødvendig informasjon om hvem som er juridisk part

Den juridiske part er ansvarlig for å betale for varen/tjenesten, og informasjon om denne innhentes når kunden registreres i forbindelse med første kjøp. Type og mengde informasjon som innhentes i forbindelse med etablering av en ny kunde, er ikke lovpålagt. Det er for eksempel ikke et krav å be om personnummer til en privatkunde. Men jo mer og utfyllende informasjon dere har om en kunde, desto enklere blir innfordringen dersom vedkommende ikke betaler og saken sendes til inkasso.

Næringskunder bør identifiseres med fullt navn, organisasjonsnummer, kontaktperson, fakturaadresse, leveranseadresse og kontaktdetaljer (telefonnummer og mailadresse).

Riktig kundedata sikrer at krav og en eventuell inkassoprosess blir rettet mot riktig person eller selskap.

• • Sikre at kundedataen er riktig og oppdatert.
    

For å fremme et gyldig krav, må informasjon om kundene dine være korrekt.

Vi anbefaler derfor rutiner for å sjekke at oppgitt informasjon er riktig. Rutinene avhenger av hvor avtalen inngås, om det for eksempel er på nett eller fysisk. Er det naturlig å be om legitimasjon, så er det å foretrekke. For næringskunder, anbefaler vi å verifisere informasjonen med et søk i Brønnøysundregisteret eller ved å spørre etter firmaattest og legitimasjon.

Vi ser at kvaliteten på  kundedata forringes over tid. Vi anbefaler derfor å foreta en jevnlig datavask, og etablere en rutine for ajourhold av kundedata.

Sjekk om det har vært adresseendringer, endringer i eierforhold, om en bedrift har meldt oppbud eller konkurs, eller om en bedrift har inngått en gjeldsordning.

For privatpersoner, så bør man oppdatere adressen, og sørge for at døde personer deaktiveres som kunder.

• • Sikre at dere har en rutine for å behandle post og mail som kommer i retur

Fakturaer kan sendes både per post og per mail. Dersom dere mottar den fysiske fakturaen i retur eller får feilmelding når fakturaen sendes på mail, så er det ganske sikkert at mottaker ikke har mottatt fakturaen og med den følgen at betalingen uteblir.

• • • Avdekk årsaken til at brevet/mailen kommer i retur. Er det mottaker som har oppgitt feil adresse eller er det dere som har lagret feil opplysninger.

• • • Etabler rutiner for å finne ny adresse og let i offentlige registre eller kontakt kunden per telefon eller e-post.

Det er mottakeren som er ansvarlig for å motta post, men avsender må sannsynliggjøre at posten har blitt sendt på en betryggende måte. Med betryggende måte, betyr det at posten skal være sendt til adressen dere har mottatt fra kunden og at posten er sendt med den avtalte kommunikasjonskanalen.

Innunder betryggende måte, betyr også at adressen som skal brukes er adressen som er registrert i Brønnøysundregisteret eller Folkeregisteret.

Dersom saken må sendes til inkasso, er det spesielt viktig at alle opplysninger er riktige før saken oversendes til oss. Dersom dere mottar post i retur, så vil vi også gjøre det. Inkassoselskapene har rutiner for å vaske adresser, men god kvalitet på og kontinuerlig riktige opplysninger reduserer antall kredittdager og tiden til dere får betalt.

Dersom dere ikke har vært undersøkende før saken sendes til inkasso kan det påføre saken store forsinkelser og kostnader tilknyttet saken. Skyldner kan rette krav om at dere/vi har forsømt oss og ikke varslet på rett adresse.

2. Hvordan ser fakturaene dine ut? 

• • Lag fakturaer som kundene dine kjenner igjen

Hvor kundevennlige er fakturaene deres? Er all nødvendig informasjon lett tilgjengelig og i et format som kundene er kjent med?

• • Sikre at fakturaene inneholder tydelig informasjon om hva fakturaen gjelder, beløpet og hvordan den kan betales.

Dersom fakturaen er utydelig eller mangler nødvendig informasjon, kan dere oppleve at kundene deres kontakter dere for mer informasjon, hvilket fører til flere kredittdager, som igjen går utover deres likviditet.

Gjør derfor en evaluering av fakturaene. Endringer som er enkle å gjennomføre bør gjøres med en gang. Større endringer som krever systemutvikling bør legges inn i den langsiktige planen til bedriften.

• • Sikre at du har rutiner som fanger opp ubetalte fakturaer.

I inkassobransjen er uttrykket "inkasso er ferskvare" et kjent uttrykk. Vi vet at jo lenger tid det går mellom kjøpstidspunkt og purringer, desto større er sannsynligheten for at betalingen uteblir. Dersom utstedte fakturaer ikke betales, er det derfor viktig at dere har en rutine for å oversende sakene videre til inkasso. Jo raskere inkassopågangen starter, desto større er sjansen for å oppgjør eller eventuell bedre sikkerhet ved rettslig pågang.

Og da kommer vi tilbake til der vi startet: Dersom kontaktinformasjon og informasjonen knyttet til kravet dere sender til inkassoselskapene er riktig, vil inkassoselskapet deres være mer effektive i sin prosess. Riktig informasjon er også viktig dersom saken må sendes rettslig.

4. Hva er deres retningslinjer for kreditt?

• • Sikre at kredittpolicyen deres reflekterer bedriftens situasjon i dag
    Mange bedrifter tilbyr produkter og tjenester på kreditt. Kunden mottar en faktura med en forfallsdato litt frem i tid. Antall dager mellom fakturautstedelse og forfall avhenger av bedriftens kredittpolicy, som igjen avhenger av likviditeten til en bedrift og bedriftens forhold til risiko.
    

    De fleste bedrifter kan ikke velge sine kunder, og vet som oftest ikke noe om den økonomiske situasjonen til den juridiske part som har kjøpt varen og som fakturaen er utstedt til. Da er det viktig å innhente tilstrekkelig og riktig informasjon om kunden, inkludert kontaktdata så dere får tak i vedkommende dersom betalingen uteblir.

  • Hvor lenge er det siden du evaluerte kredittpolicyen din
    For bedrifter som kan kredittvurdere sine kunder, må også følgende spørsmål besvares: er retningslinjen for kreditt i bedriften din optimal i forhold til den økonomiske situasjonen i? Bør kredittpolicyen strammes inn? Eller bør den utvides fordi den er for restriktiv og hindrer kunder fra å bli kunder? For noen kan en analyse av kredittporteføljen bistå i vurderingen av kredittpolicyen. Les gjerne mer om Portfolio Risk Analysis kan være relevant for din bedrift.

Sølvi Sæves oppsummerer sjekklisten med at det er flere faktorer som påvirker og kan utgjøre en betydelig forskjell både med tanke på deres likviditet, kundeforhold og ikke minst hvordan det økonomiske resultatet blir til slutt.

For mer informasjon om innfordring og inkasso;  enten om du har generelle spørsmål eller trenger rådgivning knyttet til spesifikke tema, så hjelper vi deg gjerne.

Kontakt oss ved å sende oss en mail.