Lowell_Tips for å lykkes med store prosjekter

Prosjekter har en tendens til å bli større enn nødvendig. Dette gjelder ikke bare implementering av nye ERP-systemer, men også mindre forbedringsprosjekter som implementering av bots, lansering av kunstig intelligens i risikoklassifisering, eller integrering mellom ERP og CRM, for å nevne noe. I dette innlegget gir jeg deg noen tips til hvordan du kan lykkes bedre med prosjekter i din organisasjon.

Store prosjekter har høyere risiko, reduserer sannsynligheten for gjennomføring og krever mer ressurser. I tillegg blir ikke alltid gevinsten så stor som ønsket når en først kommer i mål. Det er mange utfordringer med store prosjekter, blant annet:

  • Den tekniske utviklingen går ekstremt fort. Har prosjektet en lang tidsramme kan teknologien dere valgte være utdatert når prosjektet er ferdig.
  • Større oppgraderinger eller store teknologiprosjekter resulterer ofte i ringvirkninger for andre områder enn det som var planlagt.
  • Prosjekter med lange tidsrammer og uten synlige gevinster før de er fullført, kan gi negative effekter for både egne ansatte og for kunder som venter på de lovede forbedringene.

Tips 1: Lag et grundig Business Case

Jo større prosjektet er, desto viktigere er det at du lager et grundig Business Case. Et Business case skal beskrive hvorfor prosjektet skal gjennomføres. Her må nytteverdiene internt i organisasjonen og effekten på kundene presenteres. Nytteverdiene bør kvantifiseres og tidfestes. Du må beskrive hvordan du skal verifisere at du har oppnådd målsettingene med prosjektet. Når vil du få effekten, blir det en engangseffekt eller vil du få varige effekter? Videre må du estimere hvilke ressurser du har behov for, internt og eksternt. Mange går i fellen og benytter ikke en reell kostnad, for eksempel selvkost på interne ressurser. Her er det greit å benytte alternativkost-prinsippet. Dyktige prosjektressurser er knappe ressurser og deres verdi er satt av hva de alternativt kunne utført av aktiviteter.  

Last ned gratis e-bok: Slik utnytter fremtidens økonomiledere AI, Big Data og Bots

Hva bør et business case egentlig inneholde?

Det er ikke lengden, men innholdet i caset, som er kritisk for å få synliggjort prosjektet ditt. Som et minimum bør et business case inkludere:

  • Bakgrunnsinformasjon og beskrivelse av utfordringen som skal løses.
  • Løsningsforslag: Hvordan du ser for deg å løse utfordringen eller muligheten? Om prosjektet krever større tekniske endringer bør det avdekkes for å unngå overraskelser senere.
  • Målsetning, antatt effekt og ringvirkninger for andre områder i virksomheten din:
    Hva skal vi oppnå? Hvilken effekt vil det gi i tall og vil andre områder påvirkes negativt eller positivt ved gjennomføring? Du bør også inkludere hvordan effekten er tenkt målt.
  • Prosjektøkonomi med investeringer, besparelser og mulige merinntekter. Et prosjekt har alltid kostnader. Ordet investering i stedet for kostnader vil ofte fungere bedre psykologisk. Vi ønsker å avdekke hvilke gevinster prosjektet vil gi sammenlignet med investeringen vi gjør.
  • Risikovurdering: Vurderingen bør inneholde det som kan gå galt i prosjektet, sannsynligheten for at det oppstår, omfanget det vil ha og hvordan man skal takle problemet om det oppstår.
  • Overordnet og faseinndelt plan: Bryt ned prosjektet i mindre, men hensiktsmessige faser. Den detaljerte prosjektplanen trenger ikke nødvendigvis være med i caset, men må være et levende dokument som holdes av prosjektlederen ved gjennomføring.

Tips 2: Benytt smidige metoder

IT-bransjen har mange års erfaring med å kjøre utviklingsprosjekter etter smidig metodikk. En av disse er Scrum-metodikken. Den kan brukes på mer enn IT-prosjekter, selv om det er innenfor IT-bransjen den er hyppigst benyttet.

Prosessen med Scrum er overordnet beskrevet i illustrasjonen øverst i denne artikkelen. Scrum er et verktøy for å bryte store prosjektet opp i mindre håndterbare leveranseprosesser, såkalte sprinter.

Product Backlog

Dette er en oversikt over alle egenskaper som behøves i sluttproduktet, en masterliste. Det er her alle ønsker og behov til sluttproduktet er beskrevet. Aller helst er egenskapene, kravene og ønskene beskrevet som User Stories (brukerhistorier). Listen er dynamisk. Etterhvert som organisasjonen kommer på endringsønsker, legges disse inn i Product Backlog. Product Owner (prosjekteier) er den som eier Product Backlog. Dette kan være lederen som har eierskap til resultatet av prosjektet.

Sprint Backlog

Sprint Backlog er teamets utvalgte elementer fra Product Backlog som de mener er realistisk å levere med gitte ressurser og tidsrammer for kommende Sprint. Teamet ledes av en Scrum Master.

Sprint

En sprint er en avgrenset tidsperiode for gjennomføring av oppgavene gitt i Sprint Backlog. Typisk varighet er 14 dager, og resultatet (Increment).skal være  demonstrerbart.

Increment

Increment er resultatet av den gjennomførte sprinten. Aller helst skal det være mulig å produksjonssette resultatet av sprinten. Kanskje ønsker ikke Product Owner å sette det i produksjon, men resultatet skal likevel tilfredsstille betingelsene for produksjonssetting; testing, dokumentasjon og informasjon til interessenter.

Tips 3: Lag et prosjektmandat

Som prosjekteier skal du lage du et prosjektmandat til teamet. Mandatet skiller seg fra Business Caset ved at det beskriver roller, ansvar, organisering, budsjett og fremdriftsplan. Mandatet kan også beskrive prosjekthierarki og om prosjektet  er så stort og komplekst at det bør splittes opp i delprosjekter.

Tips 4: Sørg for at temaet har forutsetninger for å lykkes

Det er kanskje en selvfølge, men det er avgjørende for resultatet av prosjektteamet har innsikt og erfaring i smidig metodikk. Scrum ser enkelt ut på papiret, men er krevende å gjennomføre. Prosjektteamet bør starte med en grundig opplæring i metodikken, og definere hvordan teamet skal benytte metodikken i det aktuelle prosjektet.

Prosjektteamet må bemannes med ressurser som har kompetanse til å levere sluttresultatet.  I tillegg til metodikk- og verktøykompetanse, må teamet ha domenekompetanse. Skal du levere prosjekt på Kunstig Intelligens (AI), må du ha kunnskap og erfaring fra implementering av KI-prosjekter, innsikt i teknologien, muligheter og begrensinger.

Tips 5: Bygg en læringskultur

Som leder og/eller prosjekteier er det viktig at du bidrar til å bygge en læringskultur. Utviklingsprosjekter kommer til å feile. Erstatt «feil» med «læringsmoment». Sprintteamet kommer til å bomme på estimater og leveranser i de første sprintene. Dersom dette benyttes til læring, gjennom gode refleksjonsmøter (hva fungerte godt/hva må vi endre til neste sprint?), bygges det en kultur for åpenhet, læring og innovasjon. Da blir senere estimater mer presise, sprintene øker i leveranseverdi og selskapets innovative muskel øker.

I denne artikkelen har jeg gitt deg noen tips til hvordan du kan lykkes bedre med store prosjekter. Jeg håper du fikk nytte av innspillene, og hører gjerne fra deg om du har  synspunkter.

Vil du lese mer om hvordan du kan implementere og benytte AI, bots og store datamengder i virksomheten din, anbefaler jeg deg å laste ned e-boken vår nedenfor også.

 Lykke til med prosjektene dine!

 Slik utnytter fremtidens økonomiledere AI, Big Data og Bots Last ned vår gratis e-bok ›