Lowell_Økonomifunksjonen_Slik-identifserer-du-områder-som-kan-forbedres-og-automatiseres

De fleste økonomifunksjoner bruker tiden på operative rutineoppgaver og har liten kapasitet til å bidra til strategisk utvikling av selskapet og ikke minst, hjelpe de andre funksjonene og forretningsområdene til å lykkes bedre på sine ansvarsområder. Det må endres.

Konsulentselskapet PWC har utarbeidet en interessant rapport som alle økonomiledere bør lese. Den har følgende hovedfunn:

  • Kun 1 av 4 økonomifunksjoner har tatt i bruk ny teknologi for å effektivisere viktige prosesser.
  • 1 av 4 bruker et integrert system for ledelsesrapportering. De øvrige virksomhetene bruker excel.
  • 8 av 10 har tatt i bruk elektronisk faktura.
  • Kun 3% har tatt i bruk AI eller RPA (robotic process automation) for å effektivisere prosesser.
  • Medarbeiderne hos de "beste 25%" er 3 ganger så produktive som gjennomsnittet.

Det viktigste økonomilederen/CFO kan gjøre for å sikre at økonomifunksjonen kan frigjøre tid til å bistå til selskapets forbedring og lønnsom vekst, er å strømlinjeforme økonomifunksjonen.  I dette innlegget skal jeg ta for meg fire områder som da er sentrale, og gi deg noen tips til hvordan du identifiserer forbedringsområdene.

Last ned gratis e-bok: Slik utnytter fremtidens økonomiledere AI, Big Data og Bots

Standardiser forretningsprosessene

Dersom du standardiserer forretningsprosessene vil du kunne eliminere aktiviteter som ikke gir tilstrekkelig verdiskapning. Har du et moderne ERP-system bør du søke å utnytte mulighetene som ligger i standardiserte arbeidsprosesser. Det blir lettere å videreutvikle og forvalte systemet og det går raskere å sette nye medarbeidere inn i prosesser og arbeidsoppgaver.

Du må skape en kultur for kontinuerlige forbedringer ogsørge for at du har prosesseiere på alle prosesser. Dersom ingen eier en prosess, vil sannsynligvis ingen føle ansvar for å redusere gapet mellom optimalt nivå og situasjonen i dag. Og - du må bli kvitt; «slik har vi alltid gjort det-mentalitet».

Optimaliser ved bruk av ny teknologi

Ny teknologi som kunstig intelligens gjør det mulig å automatisere bort operative oppgaver.  Gevinstene er flere: Du øker datakvaliteten (mennesker gjør feil). Du sparer kostnader. Ikke all automatisering er kunstig intelligens.  I dag så ligger det et stort potensiale i å rett og slett etablere automatiske arbeidsflyter på sentrale økonomiprosesser som fakturering, bilagshåndtering eller risikoklassifisering av sene betalere. 

Den største gevinsten ligger sannsynligvis i samspillet mellom algoritmene og dine medarbeidere.  Dine medarbeidere må trene, optimalisere og samspille med kunstig intelligens.  

Etabler KPI-kart

Regnskapsrapporter er kun nøkkeltallsrapporter over historiske data. Disse må vi selvsagt kunne stole på, men en del av dem er også skjønnsmessige (f.eks. verdsetting av varelager og verdi av kundefordringene). Det er viktig at økonomifunksjonen etablerer KPIer som nettopp er viktige måleparametere på prosessene. Får du måling på hvor godt forretningsprosessene fungerer, vil du ha gode muligheter til å treffe riktig på tiltakene. Det er i KPIene du finner årsakene til nøkkeltallene i regnskapsrapportene.

Økonomifunksjonen må også hjelpe alle forretningsområder og funksjoner til å utvikle KPI-kart som bidrar til å orientere ledere og medarbeidere i både operative og strategiske beslutninger.

Du kan velge å kategorisere indikatorene etter følgende mal:

  • Effektivitet
  • Kapasitet
  • Kvalitet
  • Lønnsomhet
  • Vekst
  • Verdi
  • Produktivitet
  • Konkurranse/marked

Når du benytter denne malen er det mye lettere å identifisere forbedringsområdene. Du har et kart du kan manøvrere etter.

En fordel ved å bruke KPIer er at lederne får tidligere signaler om behov for å justere kursen. På den måten får de også større frihetsgrad til å påvirke resultatet. En annen fordel er at hastigheten på prosessene øker. En tredje fordel er at presisjonsgraden i beslutningsprosessen forbedres.

Sørg for integrerte løsninger

Skal du lykkes i forbedringsarbeidet må dine IKT-systemer snakke sammen. Du må ikke ha alt på samme digitale plattform, men du må sikre at dine data er oppdaterte, konsistente, sikre og ikke minst, håndterer masterdataproblematikken. Dersom du i dag benytter standardiserte skytjenester finnes det åpne APIer som gjør det enkelt å integrere IKT-systemene slik at det for brukerne fremstår som et, integrert system. Integrerte løsninger er således en forutsetning for å profesjonalisere økonomifunksjonen i ditt selskap.

I arbeidet med å identifisere forbedringer har jeg to tips til forbedringsprosessen:

Tips 1: Start – Stop – Change – Continue

Dersom du går gjennom de ulike forbedringsområdene kan du øke tilfanget av gode idéer om du kategoriserer forslagene i følgende:  

Start

Hva måler vi ikke i dag som vi bør vurdere å starte?

Stop

Hva måler vi i dag som vi kan stoppe å måle? Noe som er irrelevant? Eksempelvis mål av KPIer på områder som ingen prioriterer, eller områder det ikke satses på.

Change

Hvilke mål er relevante, men vi klarer ikke å få nytte av disse? Kanskje er de utdaterte, tar mye ressurser, eller er for vanskelige å forstå.

Continue

Hva fungerer godt av de KPIene vi bruker i dag? Keep Up The Good Work!

Tips 2: Bruk World Cafe-konseptet

World Cafe-konseptet er en effektiv metode for å sikre grundig bearbeiding av strategiske forbedringsområder i din virksomhet. Eksempel kan være hvordan vi kan utnytte kunstig intelligens i vår økonomifunksjon.

Kort fortalt: Du deler medarbeiderne inn i grupper på maks fem medarbeidere som fordeles rundt et cafébord. Hvert bord har en vert og en skrivbar duk. På denne duken skriver deltakerne ned forslagene. Deltakerne rullerer mellom bordene. Maks tre rulleringer. Verten blir sittende og presenterer resultatene fra forrige gruppe til den nye gruppen. Den nye gruppen spinner videre på forslagene fra forrige gruppe. Verten oppsummerer til slutt resultatene fra alle gjennomgangene. Du kan lese mer om hvordan du gjennomfører prosessen her.

I dette innlegget har jeg gitt deg noen tips til hvordan du i din økonomifunksjon kan arbeide for å identifisere viktige forbedringsområder. Ta gjerne kontakt med oss om du ønsker å diskutere innlegget eller generelt har interesse for forbedringsområder i økonomifunksjonen!

Slik utnytter fremtidens økonomiledere AI, Big Data og Bots Last ned vår gratis e-bok ›