Intrum_bots-og-AI-i-økonomifunksjonen

Har du vurdert å ha en robot i fast stilling i økonomiavdelingen? Eller å benytte kunstig intelligens (AI) for å forenkle jobbprosesser? Det vil trolig bli både lønnsomt og effektivt.

AI henger nært sammen med bots, eller roboter. Roboter er ganske enkelt programvare som automatisk utfører oppgaver. For å klare jobben må de enten programmeres av mennesker eller benytte seg av kunstig intelligens. Kunstig intelligens kan billedlig da tolkes som erstatteren for vår menneskelige hjerne, mens roboten er «kroppen». 

Du har antakelig hørt om chatbots, en applikasjon hvor en kundeservicemedarbeider egentlig er en robot. Sannsynligvis har du benyttet dem en rekke ganger allerede. Kanskje har de til og med vært din foretrukne kommunikasjonskanal? Stadig flere av oss foretrekker chat også i kunde- og jobbsammenheng. Sannsynligheten er stor for at dette med hell kan benyttes i din virksomhet også, og ikke bare for å svare på spørsmål fra kunder.

I denne artikkelen skal jeg presentere noen fordeler du kan oppnå ved å ta i bruk roboter i økonomifunksjonen.

Høy forutsigbarhet i leveransene

En robot jobber ut fra programmerte algoritmer. Algoritmene sikrer at oppgavene følger samme prosess hele tiden. Roboten blir aldri sliten, syk eller skal ha ferie. Det er samme kvalitet kl 23.59 på fredagskveld som mandag morgen kl 08.01. Produktiviteten øker, og de faste lønnskostnadene kan reduseres.

Økt sikkerhet

Sikkerheten ivaretas ved at "virkelige" medarbeidere alltid kan kontrollere resultatene i etterkant. Velger du å automatisere ved bruk av roboter vil du fremdeles ha behov for medarbeidere som knyter skolissene. Disse kontrollerer at algoritmene fungerer, og ivaretar både etiske og lovmessige forretningsforhold. Du oppnår dermed en økt sikkerhet i organisasjonen ved at du både har høy sikkerhet gjennom algoritmene, og i tillegg har en menneskelig kontrollfunksjon som både sjekker eventuelle avvik og kan bidra til å øke presisjonsgraden ytterligere.

Økt kapasitet på kritiske ressurser

Det er knapphet på kunnskapsmedarbeidere, og bruken av roboter i økonomifunksjonen vil gjøre det mulig å øke kapasiteten i funksjonen. Denne kapasiteten kan brukes til mer strategiske oppgaver som for eksempel å identifisere nye automatiseringsområder. Den kan også brukes til å trene opp nye roboter. 

Økt motivasjon og medarbeiderengasjement

Har du medarbeidere som du er redd for å miste? Kanskje bruker disse tiden sin på lite motiverende oppgaver i dag. I så fall kan roboter hjelpe deg. De kan overta tidkrevende kontrollarbeid, rapportutarbeidelse og monotont arbeid. 

Et eksempel kan være resultatoppfølging. Mange opplever jevnlig oppfølging av resultater som ressurskrevende, og kanskje lite verdiskapende. For å rapportere på en betryggende måte brukes gjerne informasjon fra flere kilder. Det medfører ofte manuell jobbing, ikke bare med datauttrekk, men også med sammenstilling av data fra flere kildesystem.

Last ned gratis e-bok: Slik utnytter fremtidens økonomiledere AI, big data og bots.

For å slippe dette, kan en robot settes opp for å gjøre hele jobben. Når det er gjort kan man automatisere selve resultatrapporten og programmere en alarmfunksjon (for eksempel ved avvik større enn en viss prosent) som varsler gitte ledere. Som en robot selvfølgelig også kan presentere uten at du må bruke tid på å samle det inn.

Lønnsomhetsrapporter som går detaljert til verks, og hvor man må benytte allokeringsnøkler fra flere systemer er også et godt eksempel. Ofte er dette en større manuell jobb både når det gjelder innhenting av data og selve beregningen. I en travel hverdag blir dette nedprioritert. Konsekvensen? Denne viktige rapporten kommer sjelden - og sent. En robot kan enkelt endre dette og gjøre det til en rapport som alltid ligger klar.

Automatisk håndtering av kundeprosesser

Roboter kan med stor fordel også benyttes for å forenkle kundeprosesser. Som for eksempel ved kundehenvendelser og reklamasjoner, eller for å segmentere kundegrupper:

Du kan bruke en robot på dine nettsider til å automatisere henvendelser fra kunder om faktura, priser og betalingsforbindelser. Kundene kan dermed bruke selvbetjeningsløsninger og kan i mange tilfeller få automatisk svar på sine henvendelser. Kundetilfredsheten øker ved at svarene kommer raskt, presist og følger samme kvalitet som forrige gang. En robot husker også bedre enn en pustende medarbeider, slik at dialogen tar hensyn til historikk og preferanser langt bedre. Og ved bruk av AI lærer den raskere enn sine levende kollegaer, slik at kundeopplevelsen øker over tid.

Reklamasjoner og erstatninger kan utføres av roboter

I motsatt fall kan også roboter brukes til å håndtere reklamasjoner og erstatninger (forsikringsselskaper utnytter dette allerede på mindre skadetilfeller). De kan bestille erstatningsvare og sørge for at det blir sendt ut, og alt blir håndtert automatisk i ERP.

Segmentering av kundemassen

Det er viktig at økonomiavdelingen tar ansvar for å finne reell kundelønnsomhet.  Salgsavdelingen kan ha sitt bilde, mens produksjonsavdelingen kan se bildet fra et annet perspektiv. De har ikke innsikt i hvor mye tid som går med til å utvikle og beholde kunderelasjonen. Roboter kan brukes til å segmentere kundemassen ut fra reell lønnsomhet. Det gjøres ved å samle informasjon fra flere kilder for å finne virkelig lønnsomhet ut fra kostnadsbruk i alle deler av virksomheten som er involvert i et kundeforhold.   

Er roboter en mulighet eller trussel for økonomiavdelingen?

Roboter kan lese og tolke tekst, forstå logiske oppgaver og utføre jobber med større presisjon i et ekstremt mye høyere tempo enn mennesker. Mange frykter at automatisering vil ta bort jobber, men vår erfaring er først og fremst at kapasiteten øker og at hver enkelt oppgave får mer ressurser. Dessuten er det gjerne oppgaver som oppfattes som tungvinte og kjedelige som forsvinner, og de blir mer effektivt utført. Det betyr både reduserte kostnader over tid, og sannsynligvis mer motiverte medarbeidere som kan bruke tid og evner på andre områder for å forbedre drift og økonomi ytterligere. Dermed kan økonomiavdelingen bruke ressursene på å være en intern forretningspartner istedenfor å være en transaksjonspartner.

Les også: Digital innkreving gir umiddelbar effekt

For Lowells vedkommende har bruk av kunstig intelligens og roboter ført til at vi i dag håndterer over dobbelt så mye per ansatt som for bare 8 år siden, med bedre kvalitet og raskere svartid til kunder.

Vil du vite mer om hvordan AI og Roboter kan brukes for å effektivisere økonomifunksjonen, anbefaler vi deg å laste ned e-boken vår nedenfor. Her finner du også konkrete eksempler fra et fakturerings- og betalingsperspektiv, samt en 5-stegs guide for å implementere ny teknologi i økonomifunksjonen.

Slik utnytter fremtidens økonomiledere AI, Big Data og Bots Last ned vår gratis e-bok ›